A certidão "do " que muita gente ainda procura separada
Ainda é comum encontrar fornecedores, principalmente que atuam no mercado há mais tempo, procurando uma "certidão negativa do " separada, isolada, específica para comprovar regularidade previdenciária em licitação. Vale esclarecer logo de início: esse documento isolado não existe mais. A regularidade perante o INSS hoje é comprovada dentro da mesma certidão que cobre os demais tributos federais.
Por que não existe mais uma certidão isolada do
A arrecadação das contribuições previdenciárias foi unificada à estrutura da , e a federal passou a abranger também essas contribuições, dentro do mesmo documento. Como a data exata dessa unificação é um detalhe histórico específico e não central para quem precisa apenas emitir a certidão hoje, o ponto prático relevante é: não se deve mais procurar ou tentar emitir uma certidão isolada do — o documento correto é a Certidão de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, que cobre o assunto de forma unificada.
Como emitir a certidão que cobre o hoje
Essa certidão é emitida pelo canal oficial conjunto da e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (), o mesmo processo usado para obter a certidão de regularidade de tributos federais em geral. Não existe um caminho separado para "só o " — quem emite a certidão de débitos federais já está, ao mesmo tempo, comprovando a regularidade previdenciária. Para entender melhor esse tipo de certidão de âmbito federal e como ela se relaciona com outras exigências fiscais, vale conferir o artigo sobre certidão executiva fiscal federal.
O que fazer se a empresa tiver débito previdenciário identificado
Se a certidão vier positiva (ou positiva com efeito de negativa, dependendo da situação), o caminho é buscar a regularização do débito antes de participar de um novo processo — seja por meio de parcelamento, seja pela quitação integral do valor devido. Uma pendência dessa natureza costuma inabilitar a empresa na fiscal, já que a regularidade com tributos federais (incluindo a parte previdenciária) é exigência corrente na quase totalidade das licitações públicas.
Empresa recém-aberta, sem folha de pagamento ainda, tem débito previdenciário automaticamente?
Não. Uma empresa que ainda não tem funcionários registrados, e portanto não gerou fato gerador de contribuição previdenciária, tende a ter a certidão emitida de forma regular nesse quesito específico, simplesmente porque não há débito a apurar. Isso não significa, porém, que a empresa esteja automaticamente isenta de outras obrigações fiscais federais cobertas pela mesma certidão — o documento avalia o conjunto de tributos federais, não apenas a parte previdenciária isoladamente.
Validade dessa certidão
Assim como as demais certidões de regularidade usadas em licitação, essa também tem prazo de validade limitado, que precisa ser conferido antes de anexar o documento à — uma certidão vencida no momento da pode gerar o mesmo efeito prático de uma certidão nunca apresentada. Para entender melhor como funciona a validade de documentos de em geral, e como se planejar para não ser pego com documento vencido, vale conferir o artigo sobre prazo de validade de documentos de licitação.
Boas práticas para lidar com essa exigência
Alguns cuidados simples evitam contratempo relacionado a essa certidão:
- Emitir a certidão com alguma antecedência antes de cada disputa relevante, verificando se ela ainda está dentro do prazo de validade na data prevista de .
- Se a empresa tiver folha de pagamento ativa, acompanhar regularmente a situação previdenciária junto ao contador, evitando que um débito passe despercebido até o momento de disputar uma licitação.
- Não perder tempo procurando uma "certidão isolada do " — o caminho correto é sempre a certidão conjunta de débitos federais.
- Se identificar pendência, avaliar com o contador a opção de parcelamento com antecedência suficiente para que a certidão volte a sair regular antes da próxima disputa relevante.
Entender que o hoje está dentro da mesma certidão federal ampla evita tanto a confusão de buscar um documento que não existe mais isoladamente quanto o retrabalho de tentar dois caminhos de emissão diferentes para cobrir a mesma obrigação.
Diferença entre certidão positiva, negativa e positiva com efeito de negativa
Vale entender ês resultados possíveis dessa certidão. Negativa significa que não há débito identificado. Positiva significa que há débito não regularizado, o que costuma inabilitar a empresa na fiscal. Já a positiva com efeito de negativa ocorre quando existe débito, mas ele está com a exigibilidade suspensa — por exemplo, porque a empresa aderiu a um parcelamento em dia ou discute o débito judicialmente com decisão favorável à suspensão da cobrança. Nesse último caso, a certidão costuma ser aceita para fins de da mesma forma que a negativa, já que a pendência está formalmente suspensa, não simplesmente ignorada.
O que fazer diante de uma certidão positiva às vésperas de uma disputa
Quando a certidão sai positiva pouco tempo antes do prazo de uma disputa relevante, o caminho mais rápido costuma ser avaliar, junto ao contador, se existe possibilidade de adesão a parcelamento — o que, uma vez formalizado, tende a mudar o resultado da certidão para positiva com efeito de negativa, viabilizando a participação. Esse processo não é instantâneo, e por isso é sempre preferível identificar pendências com antecedência, e não apenas no momento de montar a documentação de um específico.
Relação com outras certidões fiscais e trabalhistas
A certidão que cobre a regularidade previdenciária (e demais tributos federais) é apenas uma das certidões normalmente exigidas na fiscal e trabalhista de uma licitação — ao lado dela, costumam ser pedidas certidões de regularidade com a Fazenda estadual e municipal, além da . Reunir todas elas com antecedência, verificando prazos de validade individualmente, evita a situação de a empresa estar regular em todos quesitos, menos em um, e perder a por um documento isolado que passou despercebido.
O que muda para empresas do Simples Nacional nessa certidão
Empresas optantes pelo Simples Nacional também precisam apresentar essa mesma certidão de débitos federais quando exigida em licitação, já que o regime de tributação simplificado não isenta a empresa da comprovação de regularidade fiscal e previdenciária de forma geral — ele apenas unifica a forma de recolhimento de vários tributos em uma guia só, sem dispensar a comprovação documental de regularidade quando o a exige. Isso vale tanto para microempresas quanto para empresas de pequeno porte, independentemente do segmento de atuação ou do porte do contrato disputado, e reforça a importância de manter a rotina de emissão dessa certidão mesmo em empresas menores, que às vezes presumem estar dispensadas dessa comprovação por conta do regime simplificado de tributação ao qual estão vinculadas — presunção que, na prática, não encontra respaldo nas regras de fiscal aplicáveis a qualquer porte de empresa, do Simples Nacional ao regime de real, e que pode custar caro se descoberta tarde demais, já no momento da de um processo específico.
Verificação da certidão antes de anexar à , não só na data de emissão
Um cuidado adicional que costuma evitar contratempo: emitir a certidão com antecedência não elimina a necessidade de checar novamente sua validade no momento exato de montar e enviar a , especialmente em processos cuja acontece dias ou semanas depois do envio inicial. Uma certidão emitida corretamente, mas cujo prazo de validade se esgota entre o envio da proposta e a , pode gerar o mesmo problema de uma certidão nunca emitida — vale sempre conferir a data de validade em relação ao cronograma completo do processo, não apenas em relação à data de envio da proposta, especialmente em processos que costumam se estender por várias semanas entre a abertura e a fase final de .
Por que vale a pena centralizar a emissão dessas certidões em um único responsável
Empresas que disputam licitações com frequência costumam se beneficiar de designar uma única pessoa (ou área, quando a estrutura permitir) responsável por acompanhar prazos e emitir todas as certidões fiscais e previdenciárias usadas nas propostas, em vez de deixar essa dispersa entre diferentes colaboradores. Essa centralização reduz o risco de retrabalho e de descobrir, já na fase final de montagem de uma , que uma certidão específica está vencida ou não foi emitida a tempo.